14 truques para aprender a gerenciar o tempo e ser mais produtivo

Você é daquelas pessoas que está sempre sem tempo? Conheça truques de como gerenciar o tempo para que você consiga trabalhar menos e produzir mais.

14 truques para aprender a gerenciar o tempo e ser mais produtivo
Aprenda e gerenciar o tempo para produzir mais e ter mais tempo livre

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Você anda sem tempo? Vive dizendo que o seu dia precisaria ter 30h para conseguir fazer tudo que precisa? Se ao fim do dia você está exausto, ao olhar o que você já produziu e o que havia planejado o seu saldo está negativo, é sinal que você precisa aprender a gerenciar o tempo. É possível produzir mais em menos tempo – e de forma menos estressante. Veja as dicas!

14 dicas de como gerenciar o tempo e aumentar sua produtividade

As dicas abaixo são do consultor de marketing canadense Étienne Garbugli e são baseadas em várias técnicas de gerenciamento de tempo diferentes, como a técnica Pomodoro, a GTD (Get Things Done), entre outras. Segundo Garbugli, essas são dicas que ele gostaria de ter aprendido desde os 20 anos para aumentar sua produtividade. Nunca é tarde para aprender a gerenciar o tempo e trabalhar melhor, certo?

1. Estabeleça prioridades e crie um plano de horas realista

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É sempre bom ter um papel e caneta em mãos (ou se você preferir um documento em branco no computador) para escrever os pensamentos e organizá-los. Defina quais são as suas prioridades: quantas horas por dia posso trabalhar (seja realista), quantas horas por dia preciso dormir, quanto tempo de lazer posso ter ao dia, quanto tempo preciso gastar com trânsito, afazeres domésticos, etc. É preciso lembrar-se que um dia tem 24h e você precisa gerenciar o tempo para aproveitá-lo da melhor maneira.

2. É normal ter dias que você não consegue trabalhar direito e outros em que você consegue trabalhar bem, por 12 horas

Nossa mente não trabalha da maneira como a gente imagina ou quer. Tem dia que a concentração simplesmente nos foge e outros que elas nos pega de tal maneira que quando nos damos conta já ficamos horas seguidas a produzir sem perceber o tempo passar. Isso é normal. O que não pode é procrastinar pensando: “hoje não estou conseguindo concentrar, não vou trabalhar”. A concentração não cai no colo, ela só aparece para quem procura por ela. O contrário também não funciona: “vou insistir até conseguir concentrar”, e ficar por horas fervilhando a cabeça. Você pode até conseguir produzir, mas mal e gastando muito tempo para isso. O ideal é encontrar um equilíbrio entre os seus momentos de concentração e de pouca atenção.

3. Pare de tentar ser multi-tarefas e priorize tarefas: elas se resolverão em muito menos tempo

Se você faz uma lista das tarefas que tem que fazer no dia e nunca a faz por completo: atende um cliente, depois responde um email, lê uma mensagem urgente no Whatsapp, depois volta para a primeira tarefa... Isso acaba com o seu foco. Você precisa dividir o seu tempo de acordo com a urgência de cada tarefa, e também de acordo com o esforço que você vai precisar para finaliza-la. Alternar tarefas mais leves e mais pesadas ajuda o seu cérebro a funcionar melhor. Veja o exemplo:

1. Responder emails como primeira atividade do dia: o cérebro ainda está um pouco lento, e assim é possível ir “esquentando” os motores para o trabalho executando uma tarefa mais leve, necessária, mas que não consome muito tempo nem muito esforço.

2. Trabalhar num grande projeto ou apresentação: com o cérebro já “aquecido” e pronto para o trabalho, você foca em uma tarefa importante e que precisa ser feita. Nada de deixar as atividades mais pesadas e importantes para o fim do dia, você já não terá cabeça para elas quando estiver cansado. Resolva-as logo pela manhã e tenha o restante do dia para resolver as outras prioridades.

3. Ligar para clientes/ checar resultados/ conversar sobre um projeto com um colega (dentre outras): depois de resolver sua principal atividade do dia, com os emails urgentes já respondidos, é hora de concentrar nas demais atividades que precisam ser feitas, com o alívio de já ter exercido (com foco e em menor tempo) aquela que é mais importante.

4. Estabeleça uma rotina e se atenha a ela que o seu corpo irá se adaptar

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Muitas pessoas estabelecem uma rotina diária de trabalho ideal para aumentar sua produtividade e gerenciar o tempo e, ao tentarem no primeiro dia e falharem, deixam para lá. Se você não está acostumado com esse tipo de programação de trabalho, é provavel que o seu corpo estranhe a nova rotina de produção. Não é no primeiro dia que tudo vai sair perfeito, mas você não pode desistir logo de primeira. Estabeleça a rotina e tente se ater a ela, pouco a pouco seu corpo vai se acostumar e será fácil cumprí-la. Aos poucos, você verá que seu tempo livre começará a ficar cada vez mais longo.

5. Estabeleça metas e prazos para cumprí-las

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Se você não tem o costume de estabelecer deadlines (prazos limites) para exercer determinadas tarefas, comece a fazer isso já. Independente se as suas datas são ou não flexíveis. Não ter uma data determinada para entrega nos faz procrastinar, deixar para depois, estabelecer outras prioridades. A maioria das pessoas funciona melhor sobre pressão e, quando mais próximo da data limite, mais se trabalha intensamente.

6. Trabalhe de forma iterativa, pois as expectativas de fazer as tarefas perfeitamente é sufocante

Doing is better than perfect”, ou em tradução livre, "feito é melhor do que perfeito". Sabe de quem é esse lema? Do Facebook. Portanto, pare de se preocupar e martirizar em fazer tudo perfeito. As cobranças em excesso e a preocupação com o que os outros pensam do seu trabalho, não ajudam a gerenciao o tempo e ser mais produtivo. O melhor é manter-se em constante trabalho, com foco e de forma produtiva. Assim, você naturalmente vai trabalhar melhor e atingir o máximo da sua capacidade, ou até aquilo que você possa querer chamar de perfeição. Dois trabalhos realizados e bem feitos é melhor do que um perfeito. Keep working – mantenha-se trabalhando.

7. Aceite que trabalhar muitas horas por dia não quer dizer ser mais produtivo

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Sabe aquele colega que adora dizer que trabalha 12 horas por dia, só dorme 4 horas, e ainda tem que cuidar dos filhos, ajudar a mãe e etc para se gabar? Não, ele não é mais produtivo. Parece que tem muita gente que adora dizer que faz muitas coisas por dia para nos fazer sentir como um preguiçoso. Isso não é ser mais produtivo, isso é acabar com o seu próprio tempo e com a sua qualidade de vida. Você pode (e deve) trabalhar menos horas por dia de modo mais produtivo. É melhor para o seu trabalho e para a sua saúde, você tem uma vida fora do seu trabalho.

8. Separe o planejamento da execução

Nosso cérebro reage diferente nas duas formas de utilizá-lo. Quando você está pensando, planejando um projeto, está forçando o seu cérebro no raciocínio, na criatividade e na estratégia. Quando está executando algo, seu lado prático entra em ação e as outras áreas ficam “descansando”. Pare de querer misturar essas duas ações pois seu cérebro ficará mais lento ao tentar ativar todas essas funções ao mesmo tempo. Separe-as e seu cérebro ficará mais produtivo e você passará a gerenciar o tempo de forma mais efetiva.

9. Contorne a procrastinação e libere o seu cérebro entre intensos períodos de trabalho

Esse é o lema da Técnica Pomodoro, que alterna minutos de concentração intensa com pequenos intervalos de descanso para aliviar o cérebro. Não adianta querer que seu cérebro trabalhe por 4 ou 5 horas ininterruptas. Seu cérebro não é relógio, ele se cansa e precisa de descanso. Então, o melhor é se focar em uma tarefa ao máximo, e estabelecer pequenos intervalos para deixar o cérebro descansar para que ele trabalhe melhor.

10. Divida uma grande tarefa em pequenas para conseguir resolver durante o dia

Muitas pessoas se desesperam quando têm à sua frente uma tarefa muito grande e/ou muito complicada para se resolver. O melhor para vencê-la é: ser organizado. Encare de frente essa tarefa e divida todos os pontos que precisam ser feitos para concretizá-la. Divida um ponto por dia para ser feito, dentro da sua data limite de entrega. Fazer um pouquinho a cada dia vai aliviar do peso de resolver algo tão longo e complexo. Isso porque o nosso cérebro funciona melhor em alguns dias do que em outros. Você perceberá como essa tarefa vai se resolver ao longo do tempo e torna-se concreta no prazo estabelecido.

11. Pare de achar que você deve resolver tudo sozinho

Se você não trabalha sozinho, trabalha em uma empresa, pare de pensar que você tem que realizar tudo sozinho. Sabe aquele ditado que diz “ Se você quer que algo fique bem feito, faça você mesmo”? Ele só pode ter sido escrito por um workaholic (pessoas que trabalham demais). Se alguém consegue resolver uma tarefa quase tão bem como você, delegue o trabalho e passe para frente. Pare de querer abraçar o mundo, deixe as outras pessoas tentem e provem que também são capazes.

12. “O bom treino de ontem não ganha o jogo de amanhã”

O que isso quer dizer? Que não é porque ontem você teve uma excelente concentração e trabalhou por muitas horas de forma produtiva, que hoje você vai ficar “de boa” na internet. Não é assim que funciona, você precisa “treinar” o seu cérebro. É como treinar o corpo na academia, a cada dia você vai se tornando mais forte e resistente. Então pare de pensar no que foi feito ontem, coloque o foco no hoje e no amanhã.

13. Não confie na sua memória, anote tudo

Absolutamente tudo. Tenha sempre em mãos um aplicativo de memórias, um bloco de notas ou o que você preferir para poder anotar as coisas a fazer, ideias que brotaram na sua cabeça, lembranças de ligar para a mãe etc. Existem duas vantagens: se você anotar tudo, não vai se esquecer de fazer, e ao anotar, você deixará o seu cérebro tranqüilo e ele não ficará te relembrando nos momentos mais inoportunos, como quando você está concentrado em outra tarefa.

14. Não se esqueça de relaxar

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Essa é uma parte muito importante. Não queira gerenciar o tempo só para produzir cada vez mais, gerencie o seu tempo para que possa dar conta de tudo que tem que fazer e ter um tempo livre para você, seus filhos, para diversão e para o que for importante para a sua qualidade de vida. Aqui vale aquela máxima "não viva para trabalhar, trabalhe para viver".

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Ana Luiza Fernandes Ana Luiza Fernandes

Ana Luiza Fernandes é brasileira, natural de Minas Gerais, formada em Comunicação Social com ênfase em Jornalismo e hoje cursa Mestrado em Ciências da Comunicação pela Universidade do Porto, Portugal. Possui trabalhos na área de Jornalismo Cultural, Fotografia, Documentário e Assessoria de Imprensa e é apaixonada pela profissão desde criança.

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