5 ferramentas para usar menos o e-mail corporativo

Um milhão de e-mails por dia?É difícil encontrar uma informação enviada em sua caixa? Veja ferramentas eficazes para reduzir o uso do e-mail corporativo.

5 ferramentas para usar menos o e-mail corporativo
Veja como melhorar a comunicação interna com aplicativos

O e-mail corporativo é o meio mais profissional de trocar informações com os seus colegas de trabalho. No entanto, o volume de mensagens enviadas todos os dias dentro das empresas é muito alto, e muitas vezes o e-mail pode não ser o meio mais efetivo para trocar informações rápidas. Existem hoje outras ferramentas que podem agilizar e faciltar a comunicação no ambiente corporativo.

Ferramentas para reduzir o uso do e-mail corporativo

A tecnologia trabalha para facilitar a comunicação entre as pessoas, e no ambiente de trabalho podemos otimizar o nosso tempo e aumentar nossa produtividade utilizando ferramentas simples como:

1. Skype

Uma das ferramentas de comunicação mais utilizadas do mundo. O aplicativo pode ser instalado em computador, celulares ou tablets, é leve e eficaz. Você consegue enviar mensagens instantâneas, fazer ligações de voz ou de vídeo com uma ou mais pessoas em conexão com a internet. É possível criar grupos do trabalho assim  todos recebem a mensagem ao mesmo tempo, e respondem de forma rápida.

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2. Hangout

Ferramenta de comunicação do Google disponível para usuários do Gmail (para desktop) e também como app para celular em Android e IOS. É simples, eficaz e como muitas pessoas fazem uso, facilita a comunicação no ambiente empresarial. É possível utilizar para troca de textos, fotos e vídeos ao vivo.

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3. Facebook Messenger

Se a sua empresa opera no mundo online, o Messenger do Facebook pode ser uma boa ferramenta. Rápido, eficaz, oferece interação via mensagens de texto, gravação de áudio, ligações de voz e vídeo. Permite envio de arquivos pesados (faz a compressão automaticamente) e a criação de grupos específicos – assim como permite silenciá-los se for necessário. E não é preciso entrar dentro do Facebook para utilizá-lo (e perder tempo vendo a Linha do Tempo) ele é externo ao aplicativo da rede social – apesar de ser preciso estar inscrito na rede para utilizá-lo.

4. Viber

Um famoso rival do já citado Skype e também de outro aplicativo semelhante o “Tango”, o Viber funciona de maneira similar. Apesar de ter menos adepto que o Skype ele oferece a vantagem de realizar ligação gratuita para telefones fixos, o que pode ser vantajoso para empresas.

5. DropBox e We Transfer

Essas duas ferramentas são essenciais para quem precisa fazer transferência de grandes volumes de pastas e arquivos no ambiente corporativo. Funcionam de maneira semelhante, são gratuitas e disponíveis em todos os sistemas operacionais. No Dropbox, como usuário gratuito você tem 2GB de armazenamento, mais este espaço pode ser aumentado para até 18 GB ao indicar amigos, conectar o Dropbox à sua conta no Facebook, Twitter, dar a sua opinião sobre a ferramenta, etc.

Aplicativo próprio para empresas

Outra opção que tem sido muito explorada pelas empresas é investir na criação de um aplicativo próprio para o ambiente corporativo. Estes aplicativos são utilizados dentro das corporações para otimizar processos e melhorar a comunicação interna. Somente funcionários têm acesso e o aplicativo é feito para suprir todas as demandas de comunicação e envio de dados necessários entre os funcionários. É um verdadeiro substituto do e-mail corporativo + ferramentas de comunicação – o aplicativo corporativo faz todas as funções, limita o assunto ao tema profissional e não mistura contatos profissionais e pessoais num mesmo ambiente.

Por que o e-mail corporativo pode não ser a melhor opção?

Com o e-mail corporativo perdemos preciosos segundos com as seguintes ações:

  • Saudações, agradecimentos e cumprimentos – eles são importantes no início e fim de cada e-mail, mas tomam alguns segundos de trabalho que podem resultar em um bom tempo perdido no fim do expediente. Em uma conversa tipo chat, eles ficam restritos a um cumprimento no fim do dia e um agradecimento rápido ao fim de cada assunto.
  • Buscar um informação em um e-mail com várias respostas – é comum que uma troca de e-mails com o mesmo assunto utilize a opção “responder”, e quando você precisa encontrar uma informação específica tem que buscar “X mensagens anteriores” ocultas onde é que ela está. Mais preciosos segundos que vão embora.
  • Envio de arquivos pesados – um e-mail corporativo normalmente tem um limite de tamanho de arquivo que pode ser enviado, que normalmente varia entre 20 e 30MB. Quem trabalha com envio de informações pesadas normalmente precisa enviar vários e-mails com o mesmo assunto para conseguir transmitir todos os arquivos.
  • Mensagem para várias pessoas ao mesmo tempo – e muitas respostas – É comum enviar um e-mail com cópia para vários funcionários da empresa que precisam receber a mesma informação. E assim, receber uma enxurrada de respostas do mesmo e-mail de cada um deles. É até difícil assimilar quem disse o que. E ainda corre o risco de alguém clicar em “responder a todos” ao invés de “responder” e todos recebem a resposta. E-mails e mais e-mails acumulando em sua caixa.

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Ana Luiza Fernandes Ana Luiza Fernandes

Ana Luiza Fernandes é brasileira, natural de Minas Gerais, formada em Comunicação Social com ênfase em Jornalismo e hoje cursa Mestrado em Ciências da Comunicação pela Universidade do Porto, Portugal. Possui trabalhos na área de Jornalismo Cultural, Fotografia, Documentário e Assessoria de Imprensa e é apaixonada pela profissão desde criança.

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