Aprenda como fazer uma boa apresentação no trabalho

Aprenda dicas de como fazer uma boa apresentação fugindo de bullet points e contando uma história.

Aprenda como fazer uma boa apresentação no trabalho
Storytelling é o que há de mais novo nas apresentações

Você já ouviu falar de storytelling? Não, esse não é mais um termo redundante do “mundo corporativo”. Storytelling é a técnica de contar boas histórias para aprender como fazer uma boa apresentação no trabalho, na escola, na faculdade e na vida. Basicamente, é uma técnica de persuasão que todos já conhecem, mas poucos a usam para envolver clientes e colegas de maneira que ninguém babe ou ronque na mesa enquanto você fala. A saída não é jogar nos slides um monte de tópicos que darão introdução só ao que você vai dizer e não farão o mínimo sentido para quem vê. Precisar escrever “fim” numa apresentação é, literalmente, o fim da picada. Serve para as pessoas saberem que acabou e baterem palmas ou acordar quem dormiu.

É como fazer um sanduíche: se só quiséssemos saber o começo e o fim de uma história, sem enredo nenhum, juntaríamos pão com pão e ficava tudo certo. O pão até sacia, mas o que dá sabor é o recheio e o tempero. Que tal colocar um pouco de emoção e aprender como fazer uma boa apresentação de slides? O storytelling agarra o interlocutor pelas pernas e quando ele vê, ficou acordado a reunião inteira.

Qual é o sabor do seu sanduíche? - como fazer uma boa apresentação

A primeira coisa que um storyteller deve ter em mente é “qual é a história que eu quero contar?”. O problema da maioria das apresentações é a falta de interatividade. Não há um ápice. Pense num livro que leu ou numa novela que gostou muito. Havia ali um enredo, um roteiro, conflitos e um desfecho. E isso tem até fundamento teórico, sabia?

O modelo actancial de Greimas foi inspirado em Propp, um estruturalista russo, muito antes de existir o Power Point e de as pessoas saberem como fazer uma boa apresentação de slides. Todas as histórias que contamos e ouvimos, sem exceção, seguem esse modelo sem nos darmos conta. Toda narrativa começa com uma situação e tem um desfecho oposto - ou igual, quando ensina uma moral. Isso se dá por um valor transformador, que é algo que aparece no meio da história e, quando superado, origina o desfecho.

Trocando em miúdos, existe uma situação inicial, em que há um desafio que precisa ser superado. A perseguição do desafio e os obstáculos enfrentados, as pessoas ou circunstâncias envolvidas nisso dispostas a ajudar ou a atrapalhar a concretização do objetivo ditam o ritmo da história. Mas o que dá alma a um enredo é o desfecho. A estrutura de uma história tem um valor inicial, valor final, valor transformador, protagonista, coadjuvantes e vilões. Você entenderá a seguir o que é isso tudo e como montar uma boa apresentação com o modelo actancial do storytelling.

Receita de relatório de metas/vendas

Pão (início e fim)
  • Valor inicial: começo da história, ainda sem cumprir a meta, descobrindo o que fazer;
  • Valor final: desfecho, meta cumprida – ou não.
Recheio (enredo)
Aqui entra tudo o que tem a ver com o valor transformador. Como mencionado, o valor transformador é o que acontece no enredo e culmina no seu desfecho. O valor transformador numa apresentação de resultados é superar o vilão com a participação de:
  • Protagonista(s): a empresa, você ou a sua equipe;
  • Coadjuvantes: pessoas que ajudaram para a concretização do resultado – fornecedores, chefes, clientes, demais funcionários etc.;
  • Vilões: os obstáculos que apareceram e tornaram o desafio mais difícil - feedbacks negativos internos e externos. Justifique com um argumento válido: queda sazonal nas vendas, empecilhos burocráticos, jurídicos e governamentais, questões financeiras e empecilhos da própria empresa.

Modo de preparo

Aviso: favor não organizar tudo em tópicos e gráficos maçantes. Isso dá mais sono do que deitar na rede depois de tomar anti-alérgico. Agora, você vai pensar na história que levou àqueles números e gráficos maçantes e colocá-la no papel em ordem cronológica. Para montar o seu roteiro, comece a contar a história pelo final. Como o desfecho é a parte mais esperada – e você é o único que sabe o que revela o fim - começar por aí vai te desafiar a manter o mesmo nível de emoção no resto da história. Mas isso só vai servir para montar o roteiro, viu? Não vá montar a apresentação ao contrário!

Introdução

Agora você deve ter uma linha cronológica de tudo o que aconteceu no período, envolvendo todas as personagens e circunstâncias que ajudaram ou atrapalharam para alcançar o valor transformador e atingir a meta. Mas atenção: essas personagens não precisam aparecer na história tipo “este é o Pedrinho, ele é analista pleno”.

Depois da capa, insira um slide que conte um pouco sobre você ou a sua equipe (apresentando protagonistas), mesclando isso com os gráficos comparativos do início do período, antes de a meta ser imposta. Conte como estava a situação até então (início do enredo). Use slides com frases impactantes que não farão parte do seu discurso, só servirão para complementá-lo.

Desenvolvimento

Você e a equipe foram incumbidos de atingir a meta ou realizar o projeto (introdução do desafio). Quais foram os primeiros passos? Como vocês encararam isso? Conte sobre como tudo começou. Depois, insira o maior desafio, na opinião geral (esse vai ser o vilão-mor). Quais foram outros desafios que chegaram no meio do caminho (mais vilões)? Como vocês batalharam contra eles? Aqui, você pode inserir depoimentos de colegas, fornecedores e funcionários envolvidos (coadjuvantes) que ajudaram a enfrentar os vilões.

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Conclusão

Vocês conseguiram derrotar todos os obstáculos? Se sim, mostre o trabalho em equipe e mescle mais depoimentos dos colegas. Mas não precisa escrever um texto. Uma frase impactante por slide – que não seja de relatórios ou números - já basta, pois é você quem faz o discurso. Se não conseguiram derrotá-lo, lembre-se de expor os porquês de isso ter acontecido e que questões foram envolvidas para culminar nisso: burocracia, queda nas vendas, crise. Aqui, você apresenta um panorama macroeconômico antes de introduzir o slide final. A moral da sua história vai ser muito importante.

É claro que você terá que se fazer mais questões. Tendo a sua história pronta e escrita de todo o trajeto até o fim, você nem precisa ser um escritor genial para montar a apresentação. Use essa história que escreveu como roteiro do seu discurso e selecione só os trechos mais impactantes que são capazes de dar sentido à história como textos em slides. Tudo o que for pertinente pode ser incluído com bom senso, não vá transformar um relatório de 2 slides em 20 de história. Et voilà! Já está feito o seu roteiro dos slides. Mas e a apresentação?

Tempero

O tempero do seu sanduba é, definitivamente, a estética da sua apresentação e como você vai organizar essa história toda em slides. Já mencionei evitar os tópicos e isso vai dar uma boa limpada no visual. Veja a seguir algumas dicas de tendências de design que poderão te ajudar a guiar aprender como fazer uma boa apresentação e se tornar um Master Chef do Power Point.

Menos é mais

Você deve ter ouvido muito esse bordão nos últimos tempos. E não é à toa, essa é uma tendência valiosa no design, haja vista a Apple. Use só as cores institucionais como destaque e combine-as, no máximo, a tons próximos. Uma cor de fundo gelo ou cinza-claro para o slide pode ser uma escapada ao fundo branco. Jamais utilize fundos escuros.

Não use cliparts, use ícones lisos

Isso um dia foi moda, mas já faz 20 anos. Pode ser que você encontre uma imagem perfeita para compor um slide, mas ela não vai casar com as cores que definiu. Quer uma ideia? Resuma tudo em ícones ou pictogramas sem brilho ou contraste. Assim é fácil ser fiel às cores e não precisa saber mexer no Photoshop. Você vai falar algo sobre atendimento? Não precisa escrever, use um ícone de telefone.

Buscando imagens no Google

No Google por imagens, procure sempre pesquisar em inglês e selecione a opção “Pesquisa Avançada”: lá, você vai selecionar o formato .png. Esse formato de imagem não tem fundo. Não vai ter aquele quadrado branco horroroso atrapalhando o fundo do slide, ele acompanha o recorte da imagem.

Pense na palavra que ia escrever no tópico e encontre um ícone que resuma isso. Não escolha imagens que tenham o logotipo do banco de imagens, também. E não precisa salvar: basta clicar na imagem, copiar e colar no Power Point.

  • Vendas e dinheiro: “money icon png”
  • Metas e resultados: “target icon png”
  • Atendimento: “telephone icon png”
  • Viagens: “travel icon png”

Você está na profissão certa? Faça o teste!

Tirando a cor no Power Point

Prefira sempre os ícones lisos e sem brilho, pois é só assim que você conseguirá tirar ou por cor neles sem usar o Photoshop. No Power Point, depois de colar a imagem, dê um duplo clique nela e selecione na aba superior as opções “cor” e “efeitos artísticos”. Você poderá mudar a cor da sua imagem e, ajustando esses dois, deixá-la branca ou preta, por exemplo.

Usando a transparência

Para os slides de capa e divisão de temas, aqueles principais, fuja do layout padrão do Power Point e crie os seus próprios. Faça uma colagem de diversas imagens ou uma só, até preencher todo o slide. Depois, vá na opção “Forma” e faça um retângulo, cobrindo todo o slide, por cima mesmo das imagens. Clique no retângulo que construiu com o outro lado do mouse e, na opção de “Cores e preenchimento”, selecione a porcentagem de transparência do seu retângulo e altere a cor dele. Assim, você padroniza as cores de imagens de fundo sem perder a identidade.

Efeitos de transição

Existe algo muito mais interessante do que aqueles efeitos do Power Point que cansam a beleza quando animam letra por letra. Um artifício muito legal é usar, em vez disso, efeitos de transição de slides. Ao invés de passar “seco” de um slide para outro, os efeitos de transição dão um charme a mais à apresentação. No Power Point 2013, procure a opção “Transições” – uma que gosto muito de usar e fica bem é o “Empurrão”. Nas opções ao lado do efeito, dá para escolher se o próximo slide vai vir da direita, da esquerda, de cima ou de baixo.

Efeitos de animação
Se você ainda não sabe todas as funções do Power Point, é aconselhável que ainda não mexa com os efeitos de animação. Caso contrário, você vai cair naquele famoso hábito de animar tudo como se não houvesse amanhã. Mas, se você tiver tempo de sobra, o que não costuma ser o caso de um TCC, então aprenda a fazer animações no programa. Você vai precisar ser organizado, paciente e persistente, mas em geral basta fuçar e conhecer as funções. Além disso, só faça efeitos que fizerem sentido, como pingar uma bola no “chão” do slide se estiver falando de futebol, por exemplo. Mas nunca anime texto: isso ficou lá em 1997 junto com o clipart de cachorrinho que era assistente do Office.

Dicas de leitura

Ambos os livros indicados são de uma produtora de apresentações, pioneira no Brasil e no mundo: a SOAP (State of the Art Presentations). Os dois foram escritos por quem realmente entende do negócio. Exemplo disso é que a empresa já tem escritórios espalhados por todo o globo.

Super Apresentações – Como vender ideias e conquistar audiências
Eduardo Adas e Joni Galvão

  • Técnicas para aprimorar uma apresentação convencional de Power Point ou Keynote e transformá-la em interatividade, com qualidade estética;

Super Histórias
Joni Galvão

  • Macetes, truques e dicas para contar uma história com precisão e persuasão.

Desenforme e sirva!

Essas são só algumas técnicas. Se pudesse ensinar tudo, o post ia ficar enorme. E você? Conseguiu fazer a apresentação? Tem alguma dúvida? Deixe-a nos comentários abaixo e boa sorte!
 

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Gabriela Ventura Gabriela Ventura

Natural de São Paulo, estudante de Publicidade e Propaganda na USP. Não tem hobbies fixos nem rotina, é apaixonada pelo imprevisto. Foi fazer intercâmbio em Lisboa e... estendeu a estadia por tempo indeterminado.

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