Como administrar uma empresa sem experiência prévia

Veja algumas dicas de como administrar uma empresa, para empreendedores de primeira viagem.

Como administrar uma empresa sem experiência prévia
Um guia para aprender como administrar uma empresa e facilitar a sua vida

Poucas atividades são tão complexas como administrar uma empresa. Além de pensar em si próprio, o empreendedor tem que pensar nos lucros, nas despesas, nos funcionários, em si mesmo. Sair de uma posição de funcionário direto para gestor é um grande desafio.

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Como administrar uma empresa: seja persistente

As falhas vão acontecer, tanto as suas quanto dos envolvidos nos processos da empresa: funcionários, fornecedores. Lidar com esses erros e aprender com eles é o primeiro passo de um empreendedor de sucesso. As frases motivacionais de diversos empresários de sucesso destacam a persistência como peça-chave para levar um negócio adiante. Se quer saber como administrar uma empresa, deve ser forte, reconhecer erros e ser flexível para mudar sempre que necessário. Está preparado? Veja a seguir mais dicas sobre o assunto.

Formalize-se

O primeiro passo para ter uma empresa de verdade é a formalização junto aos órgãos competentes. Sem um registro, todo negócio corre o risco de fechar a qualquer momento por irregularidades e sonegação de impostos. Assim que decidir empreender, procure um contador para resolver as questões burocráticas.

Se quiser economizar, veja a possibilidade de abrir um CNPJ MEI (microempreendedor individual). Essa opção facilita a abertura de empresas por pequenos comerciantes e prestadores de serviços que faturem até R$ 60 mil por ano. Um MEI desconta mensalmente apenas o valor da manutenção da conta bancária (no banco que preferir) e os valores do INSS para ele próprio e, no máximo, mais um funcionário. Assim, também é abrangido pelas leis trabalhistas, como a pensão por morte, seguro desemprego e, mais tarde, a aposentadoria. Essa opção dispensa a contratação de um contador. Verifique se a sua atividade profissional e renda se enquadram na abertura de uma MEI.

Caso contrário, você poderá abrir uma pequena empresa. Os custos de abertura e registro na prefeitura do seu município e no INPI vão custar por volta de R$ 700. Para essa opção já é necessário ter contador todos os meses e descontar impostos pelo Simples Nacional.

Compreenda o seu plano de negócios

Às vezes, mal planejamos e o negócio dá certo. Mas é essencial ter um plano de negócios para guiar a estratégia da sua empresa. Se ainda não tem e já começou a empreender, é hora de fazer o seu. Comece pela definição de missão, visão e valores:

Essa etapa faz parte do plano de negócios e existe muita confusão quando é preciso definir esses pilares. Usaremos como exemplo uma empresa fictícia de educação à distância.

Missão: por que a empresa existe, o que faz e para quem

Ex.: “Propagar o conhecimento gratuito em todo o Brasil através de patrocínios visando o aprendizado digital”.

Visão: onde a empresa quer chegar

Ex.: “Ser referência na área de educação gratuita à distância”.

Valores: o que a empresa preza para cumprir a sua missão e alcançar a visão

Ex.: “Igualdade de direitos, acessibilidade e tecnologia”.

A missão, a visão e os valores servem para guiar a empresa em tudo: relações com investidores, funcionários, fornecedores e clientes. Os valores devem ser aplicados no dia-a-dia da empresa e à sua estratégia de negócios. Quanto mais de acordo com os três pilares estiver, mais credibilidade transmitirá.

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Faça uma análise SWOT

A análise SWOT é uma ferramenta da administração de Marketing que serve para obter insights sobre a empresa e a concorrência, identificando. São quatro parâmetros, dois relativos à empresa e dois à concorrência. O nome SWOT vem das iniciais desses critérios, em inglês.

As forças e fraquezas são os parâmetros internos: qual é o diferencial da empresa e o que pode ser melhorado ou amenizado com o uso das forças. Por exemplo, a qualidade do produto/serviço pode ser uma força enquanto o preço alto pode ser uma fraqueza em relação à concorrência.

As oportunidades e ameaças são relativas ao mercado e à concorrência direta e indireta e a tudo o que é alheio à empresa e pode influenciá-la positiva ou negativamente. Por exemplo, um fabricante de capinhas para iPhone pode ter como ameaça a concorrência indireta dos fabricantes de capinha para iPhone com bateria, enquanto a oportunidade pode estar em explorar o mercado de capinhas para outras marcas de celular.

Essa análise serve para definir as prioridades de ações da empresa. Mas lembre-se sempre de usar todas as informações que coletar nessa estratégia em conjunto com a sua missão, visão e valores, pilares do seu negócio. Por exemplo, se é uma empresa de brindes ecológicos e tem objetivos sustentáveis e vê oportunidades no mercado de brindes de silicone, jamais utilize a mesma marca para entrar em um negócio que vai contra os princípios da empresa. Se isso acontecer, ela perderá a credibilidade e uma potencial oportunidade poderá se tornar fraqueza.

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Automatize processos

Existem opções econômicas de softwares que, quando bem utilizados, podem dar informações estratégicas vitais para o negócio. Esses programinhas são seus amigos e serão uma mão na roda na hora de saber como administrar uma empresa. Eles servem para manejar os fluxos financeiros e a entrada e saída de mercadorias e dinheiro no seu comércio e são imprescindíveis para qualquer empreendedor que queira saber como administrar uma empresa. O primeiro software que deve adotar é o de fluxo de caixa, no caso dos serviços.

E-commerces podem se beneficiar de um sistema enxuto de CRM cujo pagamento por mês é bem baixo. O Zendesk é um deles e serve para relacionamento com o cliente. Para o fluxo de caixa e controle de estoque, uma boa opção gratuita é o Hábil, premiado por diversas revistas de informática no Brasil. Outras opções bacanas no mesmo segmento são o MarketUp e o Nex.

Automatize todos os processos que puder para otimizar o seu tempo como administrador e economizar dinheiro, especialmente se estiver sozinho na sua empreitada. Mas lembre-se de que, antes de pagar por um software, você deve saber o que ele vai te oferecer e avaliar se precisa mesmo dele. Quanto aos gratuitos, não faz mal nenhum experimentar.

Use os canais digitais

Uma empresa que não divulga a si própria reduz drasticamente a sua clientela. Comunique-se com os seus clientes. O jeito mais fácil de promover um negócio que está começando é a criação de uma fanpage e página no Instagram. Crie também um site para o seu negócio. Isso pode ser facilmente resolvido com ferramentas de hospedagem como o UOL Host e criadores de sites com layout pronto e preços acessíveis, como o Wix.

Depois, atrele ao site as ferramentas do Google Analytics. Ao fazer relatórios do seu público-alvo por meio do Analytics, já dá para investir em anúncios pagos do Facebook e do Google, podendo segmentar melhor e garantir que o target seja atingido.

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Crie uma comunicação visual

Não precisa exagerar e pedir um manual de identidade visual, uma papelaria pronta e tudo o mais logo no começo. Depois de definir o nome da marca e registrar no INPI, o ideal é ter também um logotipo, que é a imagem que mostra o nome e o símbolo da empresa e compõe a sua marca. Investir nisso é, indiretamente, investir na identificação do consumidor e geração de laços afetivos com o seu negócio. Sem um logo, nenhuma marca é marca.

Depois de ter o logotipo pronto, crie cartões de visita. O setor de serviços depende muito deles, sempre que houver reuniões e visitas de clientes no estabelecimento. Um bom site para encontrar modelos prontinhos e baratos e fazer o pedido online é a 360imprimir. Veja o que eles têm por lá.

E vá fundo!

Agora que tudo está nos eixos e prontinho para começar, saber como administrar uma empresa fica mais fácil. Tenha em mente que, como administrador e sócio ou proprietário do negócio, será preciso que esteja por dentro de todos os assuntos relativos à sua empresa: finanças, marketing, comunicação, recursos humanos.

Mas lembre-se: aprender a delegar é um passo importante e crucial. Um administrador que centraliza os processos vai sobrecarregar o seu dia a dia e correrá o risco de não entregar aos clientes o que prometeu. No setor de serviços, isso pode acontecer com frequência e até ser determinante no sucesso ou fracasso do negócio. É crucial saber a hora de contratar mais um funcionário, em que área e quais as competências necessárias.

Jamais peça uma competência da qual não precise, ao passo que você jamais pode deixar de incluir uma competência que pretende. Não selecione os candidatos por afinidades pessoais, até quando você não conhece a pessoa, mas simpatizou com ela. Escolha o funcionário que tenha bom caráter e vai fazer o que você precisa, não espere fazer amigos. Depois de definir e automatizar processos, aprenda a trabalhar em equipe e a dividir tarefas entre os funcionários.

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Gabriela Ventura Gabriela Ventura

Natural de São Paulo, estudante de Publicidade e Propaganda na USP. Não tem hobbies fixos nem rotina, é apaixonada pelo imprevisto. Foi fazer intercâmbio em Lisboa e... estendeu a estadia por tempo indeterminado.

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